Jak zbierać wymagania biznesowe pod presją czasu?

Jak zbierać wymagania biznesowe pod presją czasu?

Uczestniczyłem ostatnio w ciekawych warsztatach, których celem było zebranie wymagań biznesowych banku pod oprogramowanie do obsługi procesu Know Your Customer. Przy tej okazji chciałbym się podzielić kilkoma refleksami na temat bardzo efektywnej, a mimo to niezbyt często stosowanej metody formułowania wymagań pod presją czasu.

Analiza potrzeb

Co byś zrobił, jako sponsor albo kierownik rozpoczynającego się projektu IT, na którego realizację masz bardzo mało czasu?

Jednym z pierwszych etapów projektu jest wybór dostawcy i podpisanie z nim umowy. Aby wysłać potencjalnym dostawcom zapytania ofertowe musisz mieć uzgodnione wewnętrznie wymagania biznesowe i przynajmniej główne wymagania funkcjonalne. Zazwyczaj takie wymagania formułowane są przez piony biznesowe z udziałem pracowników działu IT. Ich przygotowanie jest czasochłonne zwłaszcza, jeśli projekt obejmuje swoim zasięgiem kilka linii biznesowych.

Doświadczenie podpowiada, że nawet dobrze opisane wymagania zrodzą po stronie potencjalnych dostawców wiele pytań i wątpliwości, na które trzeba będzie odpowiedzieć, zanim dostawcy będą mogli złożyć oferty. Jeśli harmonogram projektu jest bardzo napięty może się zdarzyć, że żaden dostawca nie zaoferuje całościowego rozwiązania i jedyną metodą realizacji projektu okaże się kooperacja kilku dostawców. Uzgodnienie podziału budżetu i zakresu prac pomiędzy nimi również zajmie dużo czasu.

Jak przyspieszyć ten etap, aby jak najwięcej czasu pozostało na implementację systemu, końcowe testy i wdrożenie?

Rozwiązanie szyte na miarę potrzeb

Jednym z rozwiązań jest przygotowanie wstępnych wymagań wspólnie z potencjalnymi dostawcami. Ten właśnie sposób został zastosowany do zebrania wymagań biznesowych pod oprogramowanie do obsługi procesu Know Your Customer i moim zdaniem okazał się bardzo skuteczny.

Pracując w ten sposób pieczemy dwie pieczenie na jednym ogniu. Znika problem z niejasnością czy wieloznacznością sformułowań, bo dostawcy na bieżąco mogą je wyjaśniać i usuwać. Poza tym, przy okazji wspólnych prac w naturalny sposób ujawniają się zakresy kompetencji, umożliwiające nawet podział docelowych prac pomiędzy dostawcami.

Jak to zrobić?

Najwygodniejszą formą są bez wątpienia warsztaty, podobne do tych, w których brałem udział. Dobrze jest zaplanować na nie kilka dni pod rząd, a nawet dwa tygodnie o ile złożoność problemu tego wymaga. Idealnie, gdy odbywają się poza siedzibą naszej firmy (na przykład w wynajętej sali konferencyjnej) i trwają cały dzień roboczy. Łączenie prac analitycznych z pracami operacyjnymi jest jak wiadomo mniej efektywne ze względu na rozproszenie uwagi uczestników.

Trzeba na nie zaprosić wiodących przedstawicieli wszystkich działów biznesowych, które są interesariuszami projektu, przedstawicieli działu IT i oczywiście analityków potencjalnych dostawców. Wspólna praca na tym etapie powoduje zwykle większe zaangażowanie pracowników na dalszych etapach projektu.

Na wypadek gdyby uzgodnienie wymagań biznesowych wymagało podjęcia decyzji albo skutkowało zmianami w procesach biznesowych konieczna jest obecność osób decyzyjnych.

Istotny jest też dobór dostawców. Efekty synergii uzyskamy, gdy kompetencje (specjalizacje) dostawców będą się wzajemnie uzupełniać. W przypadku, gdy ich kompetencje będą się pokrywać albo nakładać wzajemna współpraca może być trudniejsza.

Moderator, czyli z kim to zrobić

W formule warsztatów ważną rolę pełni moderator. To, w jaki sposób wypełnia on swoje zadania może stanowić różnicę pomiędzy sukcesem a porażką tej metody zbierania wymagań. Moderator układa plan kolejnych dni warsztatowych, prowadzi spotkania i pilnuje dyscypliny dyskusji starając się skracać ewentualne nieproduktywne dygresje. Dobrze, gdy moderator ma autorytet i wiedzę merytoryczną w zakresie projektu. Dzięki temu może dodatkowo pełnić rolę mediatora podczas zdarzających się czasem różnic zdań pomiędzy różnymi pionami biznesowymi.  Moderator powinien także upewniać się, że dostawcy dobrze rozumieją formułowane wymagania i zachęcać ich do zgłaszania na bieżąco wszystkich wątpliwości.

Produkt

Produktem takich warsztatów jest wstępna specyfikacja wymagań biznesowych opisana w sposób zrozumiały zarówno dla biznesu jak i dla dostawców.

Produktem dodatkowym może być też zarys porozumienia pomiędzy dostawcami w sprawie podziału prac. Na tej podstawie przygotowanie ofert przez dostawców wymaga znacznie mniej czasu i nie jest obarczone ryzykiem nieporozumień.

Autor: Mariusz Surma, Analityk w Dziale Konsultingu Altkom Software & Consulting